Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung der Arti Decorative GmbH für die Website und das AD Bestellsystem

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Website sowie die Nutzung unseres AD Bestellsystems. Der Schutz personenbezogener Daten hat für die Arti Decorative GmbH einen hohen Stellenwert. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unserer Website, unserem AD Bestellsystem sowie den hierüber angebotenen Kommunikations- und Bestellmöglichkeiten.

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, also an gewerbliche Kunden, Verarbeiter, Handwerker, Maler und sonstige Geschäftskunden. Unabhängig davon werden im Rahmen der Nutzung unseres Angebots personenbezogene Daten natürlicher Personen verarbeitet, insbesondere von Ansprechpartnern, Mitarbeitern, Vertretern, Einzelunternehmern und sonstigen Nutzern unseres Systems.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

Arti Decorative GmbH
Cecil-Taylor-Ring 12-18
68309 Mannheim
Deutschland

Telefon: 0621 / 76069977
E-Mail: service@artidecorative.de

Registergericht: Amtsgericht Mannheim
Registernummer: HRB 65696

Geschäftsführer: Girolamo Pellerino und Giordana Costella

2. Datenschutzbeauftragter

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

Axovolution
E-Mail: heinz.kaspar@axovolution.de

3. Gegenstand und Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• unsere allgemeine Website,
• das AD Bestellsystem,
• sämtliche hierüber oder in Zusammenhang hiermit erfolgende Datenverarbeitungen,
• Kommunikationsvorgänge per E-Mail, Telefon und WhatsApp,
• Bestell-, Liefer-, Rechnungs- und Abwicklungsprozesse,
• sowie für künftig aktivierte Funktionen wie Kontaktformulare, Newsletter, Tracking-, Analyse- oder Marketingdienste, soweit diese tatsächlich eingesetzt werden.

4. Verarbeitung personenbezogener Daten beim Aufruf der Website und des AD Bestellsystems

Beim Aufruf unserer Website oder des AD Bestellsystems werden browser- und systembedingt technische Informationen an den jeweiligen Server übermittelt. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite bzw. Datei,
• Referrer-URL,
• Browsertyp und Browserversion,
• verwendetes Betriebssystem,
• Hostname des zugreifenden Rechners,
• sonstige technisch erforderliche Verbindungsdaten.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Gewährleistung der Systemsicherheit, der Stabilität, der technischen Administration, der Fehleranalyse sowie zur Abwehr missbräuchlicher oder rechtswidriger Zugriffe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Website und des Bestellsystems.

Soweit durch den Hosting- oder Systembetrieb technische Logfiles gespeichert werden, erfolgt deren Speicherung nur für die Dauer, die zur Erreichung der vorstehenden Zwecke erforderlich ist oder soweit gesetzliche oder sicherheitsrelevante Gründe eine längere Aufbewahrung erforderlich machen.

5. Nutzung des AD Bestellsystems / B2B-Login

Die Nutzung des AD Bestellsystems ist ausschließlich freigeschalteten Geschäftskunden vorbehalten. Eine Gastbestellung ist ausgeschlossen.

Im Rahmen der Nutzung des AD Bestellsystems verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Firmenname,
• Name des Ansprechpartners,
• Rechnungs- und Lieferanschrift,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• USt-IdNr.,
• Kundennummer,
• Login-Daten,
• Bestell- und Transaktionshistorie,
• vertrags- und abrechnungsbezogene Daten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Systems, zur Authentifizierung, zur Verwaltung des geschäftlichen Zugangs, zur Vertragsdurchführung, zur Bestellabwicklung und zur Wahrung der Systemsicherheit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und die Erfüllung vertraglicher Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Sicherung des Systems und zur Missbrauchsvermeidung.

6. Verarbeitung im Rahmen von Bestellungen, Vertragsabwicklung und Buchhaltung

Wenn Sie über unsere Website oder das AD Bestellsystem eine Bestellung auslösen oder sonst geschäftlich mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten zur Vertragsdurchführung und Bestellabwicklung.

Hierzu gehören insbesondere:

• Stammdaten des Unternehmens,
• Ansprechpartnerdaten,
• Rechnungs- und Lieferdaten,
• bestellte Produkte,
• Bestellmengen,
• Preis- und Steuerdaten,
• Versand- und Lieferinformationen,
• Rechnungsdaten,
• Zahlungs- und Forderungsdaten,
• Bestell- und Kundenhistorie.

Die Daten werden nach Ihren Angaben an das von uns genutzte Buchhaltungs- und Rechnungssystem myfactory übertragen und dort zur kaufmännischen, steuerlichen und organisatorischen Abwicklung weiterverarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit handels- und steuerrechtliche Pflichten betroffen sind, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

7. Zahlung, Forderungsmanagement und Inkasso

Die Zahlung erfolgt nach Ihren Angaben insbesondere per Vorkasse gegen Rechnung sowie gegebenenfalls unter Einschaltung externer Dienstleister, insbesondere der adelta Finanz AG.

Soweit dies zur Zahlungsabwicklung, Forderungsverfolgung, Bonitäts- bzw. Risikoprüfung, Inkassobearbeitung oder zur Durchsetzung offener Forderungen erforderlich ist, können personenbezogene Daten an entsprechende Zahlungs-, Abrechnungs-, Inkasso- oder Finanzdienstleister übermittelt werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung, Forderungssicherung und Wahrung unserer berechtigten wirtschaftlichen Interessen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8. Versand, Lieferung und Selbstabholung

Zur Lieferung bestellter Waren verarbeiten wir die erforderlichen Liefer- und Versanddaten. Hierzu können Daten an Versand- und Logistikdienstleister weitergegeben werden, insbesondere an:

• DHL / Deutsche Post
• UPS
• DACHSER
• sonstige Speditions- und Logistikunternehmen
• sowie im Einzelfall an vom Kunden beauftragte Abholer oder Frachtführer.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Vertragsabwicklung, Terminabstimmung, Lieferung, Sendungsverfolgung und Dokumentation.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Kommunikation per E-Mail, Telefon und WhatsApp

Wenn Sie mit uns per E-Mail, Telefon oder WhatsApp Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten und Inhalte zur Bearbeitung Ihres Anliegens, zur Vertragsanbahnung, zur Vertragsdurchführung oder zur laufenden Kundenbetreuung.

Hierbei können insbesondere verarbeitet werden:

• Name,
• Firma,
• Telefonnummer,
• E-Mail-Adresse,
• Kommunikationsinhalt,
• Meta- und Verbindungsdaten,
• gegebenenfalls Bestell-, Reklamations- oder Supportdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Kommunikation der allgemeinen Geschäftskommunikation, Organisation, Dokumentation oder Rechtsverfolgung dient.

Bei einer Kontaktaufnahme über WhatsApp ist zu beachten, dass hierbei eine Datenverarbeitung durch den jeweiligen Kommunikationsdienst erfolgen kann. Wir empfehlen daher, über WhatsApp keine sensiblen oder vertraulichen Inhalte zu übermitteln, wenn dies nicht zwingend erforderlich ist.

10. Hosting, technische Administration und externe IT-Dienstleister

Für den technischen Betrieb unserer Website und unseres AD Bestellsystems bedienen wir uns externer Dienstleister, insbesondere:

• Axovolution als technischer Systembetreiber,
• ALL-INKL.COM als externer Hosting-/IT-Dienstleister,
• weiterer technischer Dienstleister im Bereich Serverbetrieb, Administration, Wartung, Support und Sicherheit,
• myfactory als System für Buchhaltung, Rechnungswesen und kaufmännische Verarbeitung.

Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach unserer Weisung oder im Rahmen gesetzlich zulässiger Leistungserbringung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website und das AD Bestellsystem können Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden, soweit dies technisch erforderlich ist oder künftig für Analyse-, Statistik-, Komfort- oder Marketingzwecke eingesetzt wird.

Soweit es sich um technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speicher- bzw. Zugriffsverfahren handelt, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer funktionierenden und sicheren Bereitstellung unserer Website und des Bestellsystems.

Soweit nicht notwendige Cookies oder ähnliche Technologien eingesetzt werden, insbesondere für Webanalyse, Reichweitenmessung, Marketing, Retargeting oder Drittanbieterinhalte, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage einer vorherigen Einwilligung des Nutzers, soweit eine solche rechtlich erforderlich ist.

Die Speicherung von Informationen in Endeinrichtungen oder der Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen richtet sich insbesondere nach § 25 TDDDG; die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der DSGVO, regelmäßig nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Webanalyse, Tracking und Marketingdienste

Nach Ihren Angaben ist die Nutzung bzw. Aktivierung folgender Dienste vorgesehen oder bereits geplant:

• Google Analytics
• Google Tag Manager
• Meta Pixel
• LinkedIn Insight Tag

Soweit diese Dienste tatsächlich eingesetzt werden, erfolgt dies ausschließlich im Rahmen der jeweils rechtlich zulässigen Voraussetzungen und, soweit erforderlich, nur nach vorheriger Einwilligung des Nutzers.

Dabei können insbesondere Nutzungsdaten, Geräteinformationen, IP-bezogene Informationen, Seitenaufrufe, Interaktionsdaten, Conversions und Reichweiteninformationen verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage ist – soweit eine Einwilligung erforderlich ist – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 TDDDG. Soweit einzelne Verarbeitungsschritte ohne Einwilligung rechtlich zulässig sind, stützen wir diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Google weist für Google Analytics darauf hin, dass IP-Adressen von Nutzern aus der EU nicht protokolliert bzw. gespeichert werden. Unabhängig davon ist der Einsatz solcher Dienste datenschutzrechtlich sorgfältig zu konfigurieren und zu dokumentieren.

13. Eingebettete Drittinhalte und externe Plattformen

Soweit auf unserer Website oder im AD Bestellsystem eingebundene oder verlinkte Inhalte externer Anbieter eingesetzt werden oder künftig eingesetzt werden, betrifft dies insbesondere:

• YouTube
• Google Maps
• reCAPTCHA
• Instagram
• TikTok

Soweit solche Dienste aktiv eingebunden werden, kann es zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die jeweiligen Anbieter kommen, insbesondere von IP-Adresse, Nutzungsdaten, Geräteinformationen und Interaktionsdaten.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, werden diese Inhalte erst nach entsprechender Zustimmung geladen. Andernfalls beschränken wir uns – soweit technisch und rechtlich möglich – auf datensparsame Einbindungen oder reine Verlinkungen.

Rechtsgrundlage ist – soweit erforderlich – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 TDDDG; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

14. Newsletter und Kontaktformulare

Nach Ihren Angaben sind Kontaktformulare und ein Newsletter-System künftig geplant.

Soweit Kontaktformulare eingesetzt werden, verarbeiten wir die dort eingegebenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage.

Soweit ein Newsletter eingesetzt wird, soll dieser über Brevo versendet werden. Der Versand erfolgt in diesem Fall ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung des Empfängers und im Double-Opt-in-Verfahren. Dabei werden Anmeldedaten, Bestätigungsdaten, Versanddaten und Nutzungsdaten verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit Brevo eingesetzt wird, erfolgt die Verarbeitung nach den hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben und unter Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages. Brevo selbst stellt entsprechende DSGVO- und AVV-Informationen bereit.

15. Kategorien von Empfängern

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt ist, zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine Einwilligung vorliegt oder ein berechtigtes Interesse besteht.

Empfänger können insbesondere sein:

• IT- und Hosting-Dienstleister,
• technische Systembetreiber und Administratoren,
• Buchhaltungs- und ERP-Systeme,
• Zahlungs-, Rechnungs- und Inkassodienstleister,
• Versand- und Logistikunternehmen,
• Steuerberater und buchhalterische Dienstleister,
• Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
• Anbieter von Analyse-, Marketing-, Kommunikations- oder Einbettungsdiensten, soweit diese aktiviert werden.

16. Datenübermittlungen in Drittländer

Soweit Dienste von Anbietern mit Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt werden oder soweit Datenverarbeitungen außerhalb dieses Raums stattfinden, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen.

Dies kann insbesondere bei Diensten von Google, Meta, LinkedIn, TikTok, YouTube oder WhatsApp der Fall sein, soweit diese tatsächlich eingesetzt oder eingebunden werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder anderer geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln.

17. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder berechtigte Interessen eine weitere Speicherung rechtfertigen.

Insbesondere gelten:

• Vertrags- und Bestelldaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.
• Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
• Kommunikationsdaten werden gelöscht, sobald ihre Speicherung für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen oder beweisrechtlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einwilligungsbasierte Marketing- und Trackingdaten werden bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis zum Wegfall des Verarbeitungszwecks gespeichert.
• Zugangs- und Systemdaten werden gelöscht, sobald ihre Speicherung für Sicherheits- und Administrationszwecke nicht mehr erforderlich ist.

Für handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten gelten insbesondere die Maßgaben aus § 257 HGB und § 147 AO.

18. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Werden personenbezogene Daten zu Zwecken der Direktwerbung verarbeitet, besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht gegen diese Verarbeitung.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte genügt eine Mitteilung an die unter dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten.

19. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Zuständige Aufsichtsbehörde für unser Unternehmen ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
Deutschland
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

20. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist teilweise gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Vertragsabschluss erforderlich. Ohne die Bereitstellung der für Vertrag, Bestellung, Lieferung, Abrechnung, Kommunikation oder Systemzugang erforderlichen Daten kann ein Vertragsverhältnis ganz oder teilweise nicht durchgeführt werden.

21. Automatisierte Entscheidungen / Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet grundsätzlich nicht statt, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich etwas anderes angegeben wird.

22. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation, unberechtigtem Zugriff oder sonstiger unbefugter Verarbeitung zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst.

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung mit Wirkung für die Zukunft anzupassen, sofern dies aufgrund technischer, rechtlicher oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird. Maßgeblich ist die jeweils auf unserer Website bzw. im AD Bestellsystem veröffentlichte Fassung.